Guide

Upphandling steg för steg

Så gör du som vill delta i våra upphandlingar rent praktiskt. Offentlig upphandling är en skriftlig process som följer en bestämd ordning.

Leta rätt på affären

Stockholms stads upphandlingar annonseras på stadens annonsportal i upphandlingsverktyget Kommers. Det är gratis att skapa ett konto. Du behöver kontot för att kunna ta del av upphandlingsdokument och för att kunna lämna ett anbud.

Du hittar instruktioner om hur du skapar konto och hur du söker bland annonserna på vår sida om annonserade upphandlingar.

Du kan också ser större planerade upphandlingar som ännu inte är annonserade. 

Förstå affären

När du hittat en intressant annons så laddar du ner upphandlingsdokumenten.

  • Gå igenom alla dokument så tidigt som möjligt och planera ditt arbete.
  • Uppfyller ni som företag alla krav själva eller behöver ni samverka med andra? Anbudet måste möta alla obligatoriska krav.
  • Finns det krav på särskilda dokument, intyg, certifieringar eller referenser? Börja i tid så att allt kommer på plats.
  • Hur ställer du dig till avtalsvillkoren? Du behöver kunna acceptera och följa dem.
  • Är det något som är otydligt i dokumenten? Ställ frågor i god tid! Det är viktigt att du kan förstå krav och förutsättningar. Om du tycker att något är otydligt eller motsägelsefullt, hjälp till och förtydliga genom att ställa en fråga till oss direkt i stadens annonsportal i Kommers.

Lämna anbud

  • Se till att alla efterfrågade uppgifter är besvarade och följ de instruktioner som finns i upphandlingsdokumenten. Möjligheterna att komplettera senare är begränsade.
  • Kontrollera att ditt anbud uppfyller samtliga krav och villkor som finns i upphandlingsdokumenten.
  • Kvalitetssäkra att du har lämnat in beskrivningar och den preliminära bevisningen som efterfrågas, för att styrka att ni uppfyller ställda krav.
  • Om det står i upphandlingsdokumenten att anbudet ska undertecknas, se till att det är undertecknat av en person med rätt behörighet.
  • Skicka in anbudet innan anbudstiden går ut! Vi får inte acceptera ett anbud som kommer in för sent.

När affären är avgjord

När anbuden har utvärderats fattar vi beslut om vem eller vilka som har fått affären, ett så kallat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet meddelas genom stadens annonsportal i upphandlingsverktyget Kommers och via e-post till alla som har lämnat anbud.

Efter beslutet inträder en avtalsspärr under tio dagar. Det betyder att det är en period när avtal eller kontrakt inte får tecknas. Avtalsspärren är till för att ge möjlighet för leverantörer som inte fick affären att ansöka om överprövning. Offentliga affärer ska vara öppna för att granskas.

Fick du affären?

Grattis! Tillsammans utvecklar vi Stockholm!

Vid ett uppstartsmöte går vi igenom hur avtalsstarten ska ske och hur den kommande avtalsuppföljningen ska gå till.

Fick du inte affären?

Se till att dra lärdomar som ökar dina chanser nästa gång. Vill du veta mer om varför du inte vann? Eller har du synpunkter på vilka krav vi ställde? Kontakta ansvarig upphandlare!