Tips och råd vid upphandling

Vi behöver många leverantörer för att utveckla Stockholm och vi vill gärna att du lämnar anbud i någon av alla våra annonserade upphandlingar.

Det finns flera saker du kan göra för att öka dina chanser att vinna en upphandling.

Före upphandling

Lär dig mer om hur offentlig upphandling går till och hur du rent praktiskt ska gå tillväga för att göra affärer med oss.

Under upphandling

Var noggrann

Läs hela anbudsunderlaget. Var noga med att svara på alla frågor och lämna in alla dokument och bevis som efterfrågas. Eftersom möjligheten att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i upphandlingsdokumenten besvaras klart, tydligt och fullständigt.

Lämna inte in mer underlag, information och material än det vi frågar efter.

Ställ frågor

Är något oklart i upphandlingsdokumenten – fråga! Du och andra kan ställa frågor till staden genom funktionen ”Frågor och svar” i vår annonsportal i upphandlingsverktyget Kommers.

Se till att ha koll på frågor och svar under hela anbudstiden.

Bevaka din e-post

Kom ihåg att bevaka din e-post! Det är viktigt att du som anbudsgivare bevakar den e-postadress som du anger när du registrerar dig som intresserad av en upphandling. Det är till denna e-postadress som staden skickar eventuell ny viktig information under anbudstiden.

Även besked om vem som vann upphandlingen, ett så kallat tilldelningsbeslut, skickas till den e-postadressen.

Kontrollera ditt anbud

Innan du lämnar in ditt bästa anbud, kontrollera att allt är besvarat och att allt finns med i anbudet.

Om det står att anbudet ska lämnas på svenska, kontrollera då att även samtliga bilagor är på svenska.

Vanliga frågor och missar

Här är svaren på några av de vanligaste frågorna vi får från företag kring upphandling. Vi uppmärksammar också några av de vanligaste missförstånden och misstagen som vi stöter på.

Det är endast vid vissa upphandlingar som det finns utrymme för förhandling. Därför ska du lämna ditt bästa anbud på en gång.

Läs i upphandlingsunderlagen om förhandling kan komma att ske, kring vad och hur det i så fall kommer att gå till.

I upphandlingsverktyget Kommers går det inte att lämna in ett anbud för sent.

En av grundprinciperna i offentlig upphandling är likabehandling. För att alla anbudsgivare ska ha samma förutsättningar så gäller det att angiven sista anbudstid är lika för alla.

Nej, inte riktigt alla. Företaget behöver uppfylla de kvalificeringskrav som är nödvändiga för uppdraget. Det kan exempelvis finnas krav på

  • viss behörighet
  • teknisk och yrkesmässig kapacitet som utbildning eller erfarenhet
  • ekonomisk och finansiell kapacitet.

Vi vill göra affärer med leverantörer som är seriösa och sköter sina åtaganden som exempelvis att betala skatter och sociala avgifter.

Staden har rätt att utesluta leverantörer som har begått vissa allvarliga brott. Vi kan också utesluta någon som bevisligen har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen.

Som offentlig beställare omfattas staden av de regler som brukar kallas offentlighetsprincipen. Den innebär att vår verksamhet ska ske på ett öppet sätt och att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar, till exempel ett anbud.

Ibland kan rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen.

Det förekommer många olika uppgifter i offentliga upphandlingar. Vilka uppgifter som omfattas av sekretess skiljer sig från upphandling till upphandling och från anbud till anbud. Det finns dock vissa typer av uppgifter i offentliga upphandlingar som ofta omfattas av sekretess även efter att upphandlingen har avslutats. Vanliga skäl kan gälla

  • ekonomiska intressen
  •  strategier
  • arbetssätt
  • andra uppgifter i anbudet där leverantören kan lida skada om uppgifterna skulle lämnas ut.

I våra upphandlingsdokument kan vi be leverantören att ange vilka uppgifter i anbudet som leverantören önskar sekretessbelägga. I samband med att en utomstående begär att få ta del av ett anbud ansvarar vi för att göra sekretessprövningen och självständigt besluta om vissa uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas.

När vi gör sekretessprövningen är sekretessbegäran från leverantören en viktig del av vårt beslutsunderlag. Om ditt anbud lämnas ut så döljs då de uppgifter som vi har beslutat ska omfattas av sekretess.

Ja, det kan du. Det finns tre olika sätt att göra det på:

  • Åberopa andra företags kapacitet
  • Använda underleverantörer för att genomföra kontraktet
  • Lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra leverantörer

Läs i upphandlingsdokumenten vad som krävs i upphandlingen kring samarbetsformerna och hur du ska ange det i ditt anbud.

Spännande! Du kan till exempel läsa i våra styrande dokument för att se vad vi har för mål och inriktningar inom olika verksamhetsområden. Du kan också ta del av underlag från tidigare upphandlingar.

Om du vill berätta mer om din lösning kan du höra av dig till oss.

Fler tips vid upphandling

Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket har mycket information som kan hjälpa dig att lära dig mer om processen för att delta i en upphandling.

Uppdaterad